企業においては、商品やサービスを世に送り出すためにチームを構成してプロジェクトを立ち上げて行うことが一般的です。進捗管理、上層部やクライアントへの状況報告などプロジェクトを遂行するためにプロジェクトの成功に向けた管理を行う「プロジェクトマネジメント」です。プロジェクトを予定しているコスト内で、品質を維持して、スケジュール通りに完成させるために、プロジェクトマネジメントが必要だということは、もはや常識となりつつあります。
今回の記事では、プロジェクトマネジメントの基本的な知識、プロジェクトマネジメントに求められるスキルと向上方法について解説していきます。
プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントを説明する前に、まずプロジェクトについて定義したいと思います。
そもそもプロジェクトとは、遂行するべき目的を有し、予め決められた資源と期間の中で実施される仕事です。仕事全体に反復性を持たないこと、また達成するべきゴールが決まっていて、いくつかの作業やフェーズが同時進行していることなども特徴です。プロジェクトが発生する場面としては、新しいシステムや製品、商品、サービスの開発、組織改革などが挙げられます。
これを踏まえて、プロジェクトマネジメントを定義すると、次のようになります。
プロジェクトマネジメント（Project Management、略してPM）とは、プロジェクトを円滑に進めるために、さまざまな知識、スキル、ツールを駆使しながら、人やお金、設備、スケジュールなどを調整し、各工程の進捗状況を把握・管理していく手法です。期限を設けずに、同じ業務を繰り返す定常業務（ルーティンワーク）と異なり、業務に明確な目的と達成期限が設けられています。プロジェクトが立ち上がると、関係者と協力・連携しながら、目標完了を目指します。
プロジェクトマネジメントを進めるためにはいくつか方法があり、PMBOK（Project Management Body of Knowledge、ピンボック：プロジェクトマネジメント知識体系ガイド）に沿って進めるのが基本です。
プロジェクトマネジメントのスキル
プロジェクトマネジメントを遂行する役割を担う人たちに、プロジェクトマネージャーと呼ばれる職種の人たちがいますが、そういった職種でなくても、プロジェクトの責任者に任命される人もいるかもしれません。では、プロジェクトマネジメントに際して求められるのは、どんなスキルなのでしょうか。
コミュニケーション
コミュニケーションは、プロジェクトの円滑な遂行のために必要なスキルです。プロジェクトの成否は、一担当者からメンバー、役員、クライアントまで、営業から開発の現場までと、プロジェクトに携わる全ての関係者と良好な関係を築けるかにかかっていると言っても過言ではありません。必要に応じてリーダーシップや、各方面への折衝力といったスキルも発揮していくことが求められます。
全体を俯瞰できる
プロジェクト全体を俯瞰できることも、プロジェクトマネジメントにおいて必要になるスキルです。
プロジェクトの責任者が気を配るのはプロジェクトチームだけでなく、クライアントやQCD（Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期））など多岐にわたります。そのため、プロジェクトの責任者には1つ1つにこだわるよりも、あらゆる方面に気を配れる気質が求められます。通常はプロジェクトが立ち上がると、いくつかのワーキンググループが結成され、密に連携を取りながらプロジェクトを遂行します。
もし、あるワーキンググループに問題が発生すれば、軌道修正を図らなければなりません。1つのワーキンググループで起きた問題が、他のワーキンググループにも影響を及ぼしそうだと判明すれば、そちらへの対応も必要です。トラブル対応はもちろん、プロジェクトを円滑に進めるためにも、プロジェクトの特性を理解したうえでプロジェクト全体をミクロではなくマクロの視点で見渡すことが必要です。
先を予測する
「未来にどのような課題がプロジェクト内で発生することが想定されるか」、つまり先を予測するスキルも、プロジェクトマネジメントにおいては欠かせません。プロジェクトを動かすのはあくまで人なので、遂行中にどこかでつまずく可能性は十分にあります。
「この行程ではこういうことが起きるかも」と予測し、先回りして手を打っておけば、プロジェクトの停滞を防げます。もちろん、プロジェクトに関する知識や解決に向けた折衝力を持っていること、メンバーを深く理解してこそできるものです。
プロジェクトマネジメントのスキルアップの方法
プロジェクトの責任者に任命されることが多くなれば、知識や技術を身に着け、ステップアップしていくことが求められます。プロジェクトマネジメントのアップスキルアップするの方法をご説明します。
さまざまなプロジェクトに参加する
さまざまなプロジェクトに参加して経験を積んでいくことで、遂行メンバーからプロジェクトリーダー、プロジェクトマネージャーとステップアップが可能です。
例えばこのプロジェクトではプロジェクトの責任者でも、別のプロジェクトだと遂行メンバーなど、プロジェクトの規模によって担当する役割が変わることがあります。また、遂行メンバー以外にもプレイングマネージャーという形で参加することで、プレイヤーに加えて管理職として、後進を育成することもできます。
それぞれの段階でできるだけ幅広く十分な経験を積むことで、先を予測できるスキルや問題解決のためのスキル、マネジメント能力も身に着くのです。
コミュニケーションを大切にする
社内外問わず、普段から積極的にコミュニケーションをとるよう心がけましょう。
プロジェクトにおいて、最終決定権を持つのはプロジェクトマネージャーです。メンバーや関係者から意見を集め、ときに交換しながら判断を下します。また、プロジェクトを遂行していると、起きうるトラブルへの対応を事前に取っていても、全く想定していなかったトラブルが突然発生することがあります。そういったことにも柔軟に対処しなくてはなりません。
メンバーも含めて、社内外や職種を問わずさまざまな経験や知識を持った人と普段から接することは、自身の見識を広げるだけでなく、リスクマネジメントにも有効です。プロジェクトの責任者になったばかりであれば特に、経験者に意見を仰いで対策を講じることも必要です。
このように、プロジェクトの遂行にはコミュニケーションが大きく影響します。
まとめ
プロジェクトの状況は日々変化しています。それに対してプロジェクトマネジメントでは、プロジェクトをゴールに導くために、優先順位付けや必要な対応を即座にかつ適切に判断しなければなりません。そのためには、さまざまなプロジェクトへの参加やコミュニケーションスキルの向上、日々のマネジメント活動に加えて、プロジェクトの最新状況を常に把握しておくことが必要です。
